MAKALAH
FORMAT REKOD BISNIS
Disusun Oleh :
DADANG MAULANA YUSUF
D4 KEARSIPAN
UNIVERSITAS TERBUKA
UPBJJ BANDUNG
2022
KATA PENGANTAR
Puji syukur
penulis panjatkan ke hadirat
Tuhan YME karena atas limpahan rahmat,
hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “FORMAT
REKOD BISNIS” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun.
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah ARSIP BISNIS.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis
sadar, karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis sangat
mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami
sampaikan kepada seluruh pihak yang
telah membantu menyusun makalah ini.
Pangandaran,
21 Mei 2022
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................. i
DAFTAR ISI............................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................ 1
1.1. Latar Belakang.................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah............................................................. 2
1.3. Maksud dan Tujuan............................................................ 2
BAB II TINJAUAN
PUSTAKA............................................................... 3
2.1. Pengertian Rekod Bisnis................................................... 3
2.2. Pengertian Manajemen
Rekod......................................... 4
2.3. Pengertian Manajemen
Arsip........................................... 5
BAB III PEMBAHASAN............................................................................ 6
3.1. Pengertian dan
Penggunaan Istilah Rekord................. 6
3.2. Pengembangan Sistem
dalam Rekod Bisnis................ 6
3.3. Kontrol rekod........................................................................ 7
3.4. Jenis Rekod Keuangan..................................................... 8
3.5. Format record bisnis........................................................... 9
3.6. Seleksi dan penilaian
record bisnis................................ 10
3.7. Pengembangan jadwal
retensi record atau arsip.......... 11
BAB IV PENUTUP.................................................................................... 12
4.1. Simpulan.............................................................................. 12
4.2. Saran..................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA................................................................................. 13
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
Seperti kita ketahui bersama kegiatan bisnis
saat ini berkembang sangat pesat semakin kompleks dan tingkatan regulasi
(peraturan) di masyarakat kita juga meningkat. Hal ini menyebabkan jumlah rekod
yang harus di atur dan di tata dalam organisasi akan berkembang secara
eksponensial yang menyebabkan kekompleksan persyaratan sistem tata kearsipan (rekordkeeping system). Sistem yang baik
akan mendukung efesiensi dan akuntabilitas melalui penciptaan, manajemen dan
retensi, tepet handal, terakses serta tahan lama bukti penyelenggaraan
organisasi.
Setiap organisasi atau institusi baik
pemerintah maupun swasta pasti akan menciptakan rekod. Karena rekod merupakan
informasi terekam yang tercipta (diterima atau sengaja dibuat), dikumpulkan dan
dipelihara dalam rangka melaksanakan kegiatan operasional organisasi.
Kebanyakan organisasi mempunyai sistem yang
berbeda unntuk mengawasi atau mengendalikan rekod-rekodnya. Pada saat yang lalu
kegiatan pengawasan ini tidak menjadi urutan prioritas karena dikelola oleh
staf yang masih junior dengan keahlian minimum dalam bidangnya. Tetapi kemudian
dengan berkembangnya organisasi, orang semakin memperhatikan dan merasa betapa
pentingnya suatu rekod, bukan hanya untuk menunjang kegiatan dan tanggung jawab
hukum saja, tetapi mereka juga sudah memulai bagaimana mengelilanya secara
efisien bagi kepentingan kegiatan organisasi untuk masa yang akan datang.
1.2.
Rumusan
Masalah
Dari
latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa rumusan masalah dibawah ini :
a) Apa Pengertian dan Penggunaan Istilah Rekord?
b) Bagaimana Pengembangan Sistem dalam Rekod Bisnis?
c) Apa yang dimaksud dengan Kontrol rekod?
d) Apa saja Jenis Rekod Keuangan?
e) Bagaimana Format record bisnis?
f) Bagaimana Seleksi dan penilaian record bisnis?
g) Bagaimana Pengembangan jadwal retensi record atau arsip?
1.3.
Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan
dari penulisan makalah ini antara lain :
a)
Untuk mengetahui Pengertian
dan Penggunaan Istilah Rekord
b)
Untuk mengetahui Pengembangan
Sistem dalam Rekod Bisnis
c)
Untuk mengetahui Kontrol
rekod
d)
Untuk mengetahui Jenis
Rekod Keuangan
e)
Untuk mengetahui Format
record bisnis
f)
Untuk mengetahui Seleksi
dan penilaian record bisnis
g)
Untuk mengetahui Pengembangan
jadwal retensi record atau arsip
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1.
Pengertian Rekod Bisnis
Menurut
Bradsher (1988 : 4) rekod merupakan informasi terekam dalam bentuk dan media
apapun yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh suatu badan, institusi, organisasi
atau perorangan dalam rangka menjalankan kewajiban hukumnya dan transaksi
bisnisnya.
Menururt
Australian Standar rekod adalah informasi terekam, dalam bentuk apapun,
termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh
suatu organisasi atau orang dalam rangka menjalankan transaksi bisnis atau
kegiatan dan menyimpannya sebagai bahan bukti kegiatan tersebut.
Menurut
pengertian lainnya, rekod merupakan carriers, produk, dan dokumentasi dari
transaksi bisnis (busines transaction).
Sifat
– sifat dasar rekod :
·
Merupakan rekaman
informasi
·
Dalam berbagai
bentuk
·
Rekod diciptakan,
diterima dan dipelihara
Corporate Record adalah
rekod – rekod yang diproduksi dan disimpan oleh satu bisnis dalam prosesnya
berlaku sebagai sebuah lembaga, sebagai sebuah badan yang mengatur administrasi
dirinya sendiri, organisasi dan operasinya sebagai bisnis hukum.
Di
negara Indonesia, istilah arsip lebih banyak dikenal daripada istilah rekod.
Istilah arsip ini tercantum pada Undang – undang Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971
(pasal 2) tentang pokok – pokok kearsipan. Arsip dapat dibedakan menjadi 2
yaitu :
·
Arsip Dinamis
·
Arsip Statis
Rekod bisnis adalah informasi terekam dalam bentuk
apapun yang tercipta dalam melakukan kegiatan organisasi. Rekod bisnis mempunyai
sifat terbatas tidak dapat diakses oleh organisasi lain karena masih merupakan
arsip aktif. Rekod bisnis yang tercipta sebagai hasil transaksi kegiatan akan
sangat tergantung pada misi dan tujuan serta fungsiorganisasi. Jika suatu
organisasi merupakan organisasi perbankan maka dokumen yang tercipta merupakan
rekod keuangan dan klien.
Fungsi organisasi meliputi :
·
Fungsi pokok atau
fungsi subtantif
·
Fungsi penunjang
atau fungsi fasilitatif
Rekod
bisnis yang tercipta membutuhkan penanganan yang baik, sehingga dapat segera
dicari saat dibutuhkan.
2.2.
Pengertian Manajemen Rekod
Di
era teknologi informasi rekod atau arsip yang dihasilkan terutama dalam
pemanfaatan teknologi komputer dan komunikasi, secara otomatis akan menciptakan
rekod yang berkembang lebih variatif. Agar organisasi dapat mengelola rekodnya
secara konsisten dan teratur maka diperlukan sistem untuk mengawasinya,sejak
rekod diciptakan sampai dimusnahkan.
Manajemen
Rekod merupakan “Sistem pengawasan yang
sistematis terhadap rekod sejak rekod diciptakan, atau diterima, melalui proses
distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali sampai kepada keputusan
untuk dimusnahkan.”
Program
Manajemen Rekod terdiri atas :
1.
Bagian dari
manajemen satu organisasi
Yang
memberikan jasa dengan memperhatikan kebutuhan, melindungi minat organisasi dan
kliennya dan memperoleh dokumentasi yang handal
2.
Perhatian dalam
ekonomi dan efisien
3.
Melalui manajemen
kontinumdari rekod transaksi
4.
Sebagai suatu aset
dan sumber informasi organisasi
Sejak
diciptakan sistem tata kearsipan sampai akhir dari keberadaan rekod
2.3.
Pengertian Manajemen Arsip
Menurut
Michael Cook manajemen rekod dan manajemen arsip mempunyai perbedaan meskipun
sebenarnya dapat diparalelkan. Perbedaannya teletak pada jadwal retensi arsip. Bidang
manajemen rekod menyediakan pengelolaan rekod untuk kepentingan administrasi
sehari – hari, sedangkan bidang manajemen kearsipan adalah untuk melayani
kepentingan kelanjutan organisasi dan kepentingan sejarah organisasi yang
bersangkutan.
BAB
III
PEMBAHASAN
3.1.
Pengertian dan Penggunaan Istilah Rekord
Rekord merupakan informasi terekam dalam
bentuk apa pun ( kertas, berkas komputer, film dan lainya) yang tercipta,
disimpan dan dipelihara oleh organisasi dalam rangka menjalankan aktivitas
bisnisnya. Apabila sebuah bisnis merupakan satu lembaga atau korporasi yang
mengatur dan memiliki hukumnya, maka kegiatan administrasi menghasilkan
koprporate records dan sebagai corporate memory.
Rekod bisnis mengacu kepada jenis dokumen
transaksi yang tercipta pada saat organisasi melakukan kegiatan, sedangkan
arsip bisnis merupakan rekod-rekod bisnis yang mempunyai nilai guna
kelanjutan dan disimpan serta dipertahankan oleh organisasi yang bersangkutan
untuk kegunaan sejarah atau penelitian dimasa yang akan datang. Rekor dan arsip
bisnis mempunyai keteraksesan yang rendah bagi organisasi lainya.
Dampak tekhnologi informasi yang memanfaatkan
komputer dan komunikasi bagi rekod bisnis akan tercipta rekod yang lebih
kompleks dan membutuhkan penanganan serta pengelolaan rekod rekod yang lebiih
baik sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dan konsisten.
3.2.
Pengembangan Sistem dalam Rekod Bisnis
Dalam pengembangan rekod dan arsip bisnis
membutuhkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan kaidah kaidah standar agar
tercapai efisiensi dan ekonomis. Bidang ini mencakup manajemen rekod dan
perkembangan teknologi informasi. Untuk mendapatkan gambaran agar dapat
dilaksanakan sistem diperlukan survei rekod yang mencakup pertanyaan -
pertanyaan tentang rekod (jumlah dan pengelolaan) serta tentang organi sasi
yang bersangkutan (bentuk struktur dan fungsi utama bisnisnya.
Fungsi dan peranan rekod dalam institusi
sangat besar diantaranya adalah sebagai informasi bagi indtitusi yang
bersangkutan terutama informasi yang bersifat internal misalnya saja kekayaan
sumber daya manusia yang dimilikinya.
Selain itu rekod juga berfungsi sebagai bahan
pembuktuan bahwa institusi telah menjalankan kegiatan dan dapat menjalankan
akuntabilitasnya baik kepada masyarakat maupun kepada anggota institusinya.
Sehingga dalam hal ini rekod dapat memberikan pengawasan dan memberikan
pengambilan keputusan yang benar sesuai dengan hak-hak dan hukum yang berlaku.
Ternyata rekod yang diciptakan membutuhkan
biaya dalam segala aspek, misalnya ruang, staf untuk pemeliharanya sehingga
rekod harus dikelola dengan baik agar tercapai efisiensi dan ekonomi dari
institusi.
Jenis rekod dalam istitusi akan sangat
bergantung kepada fungsi subtantif dan fasilitasnya dan misi, visi, tujuan srta
konteks organisasi.
3.3. Kontrol rekod
Kegiatan kontrol record merupakan program
manajemen rekod yang meliputi registrasi, klasifikasi dan indeksing. Record
yang tercipta harus segera dicatat kemudian dikelompokkan ke dalam kategori
yang disebut klasifikasi. Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan
skema transaksi record yang dikategorikan dalam cara sistematik dan konsisten,
untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan
record.
Klasifikasi didasarkan atas fungsi organisasi
dan kegiatan yang dilakukannya serta melihat dokumen transaksi tercipta. Fungsi
adalah sesuatu yang harus dikerjakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan
strategi, sedangkan kegiatan merupakan sesuatu yang harus dikerjakan dalam
melaksanakan fungsi tersebut.
Untuk memudahkan pengguna mencari informasi
yang terdapat dalam koleksi maka dibuatkan suatu alat temu kembali yang disebut
finding aids. Dengan alat ini pengguna dapat mencari transaksi dokumen relevan
dengan yang dibutuhkannya.
Pengelolaan rekod yang efektif akan
mendapatkan informasi yang dapat dipercaya, mempunyai bukti yang lengkap dalam
kasus hukum, menekan biaya pemeliharaan dari segala aspek serta dapat
menciptakan lingkungan kerja yang baik.
3.4. Jenis Rekod Keuangan
Record keuangan tercipta akibat menjalankan
kegiatan yang berhubungan dengan menggunakan Financial perusahaan. Record
keuangan berdasarkan undang-undang nomor 8 Tahun 1997 merupakan dokumen
perusahaan yang terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan pendukung
administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta
kegiatan usaha suatu perusahaan. Jenisnya adalah neraca tahunan jurnal
transaksi rekening koran perhitungan laba rugi serta bentuk-bentuk yang
berkaitan dengan keuangan lainnya.
Record keuangan agar mudah digunakan dan
ditarik kembali pada saat akan membuat laporan tahunan, perlu dicatat
berdasarkan kasus yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemudahan dalam
kenyataannya. Juga harus berdasarkan kode klasifikasi yang sudah dibangun dalam
perusahaan.
Record record fasilitatif umumnya terdapat
pada sebuah perusahaan institusi atau organisasi besar dan kecil atau bahkan
organisasi sosial. Tek Kotek Kotek ini akan tercipta dan disimpan serta ditata
dalam perusahaan.
Menyelesaikan yang vital antara lain adalah
record yang berhubungan dengan hukum atau akte notaris yang mempunyai kekuatan
hukum. Tapi itu sebagai sumber informasi penting lainnya adalah record pegawai
yang mengatur tentang kepegawaian baik produk hukumnya maupun record-record
yang menderita akibat kegiatan individu atau personal itu sendiri.
Agar perusahaan dapat mengembangkan
kegiatannya maka dibutuhkan pemasaran produk melalui iklan dan menawarkan
kemudahan-kemudahan yang dapat dimanfaatkan oleh investor atau client.
3.5. Format record bisnis
1.
Format kertas
Format record terbagi atas kertas dan not
kertas. Kertas kertas berupa lepas atau terjilid. Kertas mempunyai sifat fisika
dan kimia karena dibuat dengan menggunakan mesin dan bantuan beberapa bahan
kimia. Hal ini yang menyebabkan kondisi kertas yang rusak apabila tidak sama
atau disimpan dengan menggunakan kondisi lingkungan penyimpanan. Kondisi
lingkungan yang dibutuhkan adalah suhu antara 13 sampai 18 derajat dengan
kelembaban udara 55 sampai 65%.
Kertas juga dapat merupakan kertas cetak foto
hitam putih maupun berwarna. Foto perubahan negatif atau positif. Untuk
masing-masing foto dibutuhkan kontainer yang berbeda dan dengan menggunakan
konsep ruangan penyimpanan.
2.
Format non kertas
Format arsip non kertas saat ini sangat
bervariasi dan banyak sekali Anda dapat melihat atau mencari dokumen yang anda
miliki di kantor rumah maupun tempat kerjaan. Karena mempunyai karakteristik
fisik yang lemah maka penyimpanan dan penanganan arsip arsip jenis ini harus
lebih hati-hati dan cermat. Hal ini dengan memberikan pelayanan atau kantong
dan disimpan dalam kondisi lingkungan ruang yang memadai yaitu suhu ruangan
yang dibutuhkan antara 13 sampai 22 derajat Celcius dengan kelembapan 35 sampai
45%.
Perubahan suhu dan kelembaban udara yang
tiba-tiba harus dihindari sehingga secara reguler harus diperiksa
kestabilannya. Untuk menghindari kehilangan data maka data yang disimpan dalam
disc harus dibuat backup dan disimpan di beberapa tempat.
3.6.
Seleksi dan penilaian record bisnis
Seleksi arsip ( archival Selection) adalah
proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi,
menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi
kebijakan tertulis tentang lembaga atau institusi dan atau tujuan aku sisi yang
lain.
Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau
potensial akuisisi untuk menentukan, China arsip arsip yang memiliki nilai guna
penelitian jangka panjang untuk menjamin kebutuhan reservasi oleh lembaga
kearsipan ( arsip Pusat). ( appraisal arsip berbeda dari appraisal untuk
mengembangkan dokumen keuangan).
Faisal merupakan proses evaluasi kegiatan
kegiatan bisnis untuk menentukan record atau arsip mana yang akan dipertahankan
dan beberapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis
pertanggungjawaban organisasi dan harapan masyarakat karena nilai guna
berkelanjutan.
3.7.
Pengembangan jadwal retensi record atau arsip
Penilaian arsip berkaitan dengan program
penyusutan atau pemusnahan arsip organisasi untuk menghindari kelompok anarkis
yang akan mengakibatkan inefisiensi dan in Economic. Tujuan penyusutan arsip
akan tercapai jika organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip.
Program ini meliputi penetapan jangka simpan arsip( retensi arsip) beserta
penetapan simpan permanen dan musnah. Dan program ini perlu disajikan dalam
suatu jadwal yang dinamakan jadwal retensi arsip( record relation schedule).Ada
dua jenis jadwal retensi arsip yaitu pertama dikembangkan secara khusus oleh
organisasi yang bersangkutan untuk record record nya dan diterbitkan untuk
digunakan antara grup organisasi. Kedua jenis jadwal yang dikembangkan oleh
pemerintah atau disebut sebagai jadwal retensi umum general disposal schedule (
Indonesia baru keuangan dan kepegawaian) untuk setiap organisasi atau
institusi.
Tujuan jadwal retensi record merupakan dasar
atau pegangan dalam program penyusutan atau pemusnahan record organisasi
sehingga merupakan alat yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya
dengan efisien dan ekonomis.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Simpulan
Arsip/rekod kertas
merupakan format terbanyak dalam akumulasi hasil kegiatan bisnis organisasi.
Format kertas pada saat ini berkembang pula dengan penggunaan kertas daur ulang
yang sebenarnya tidak dianjurkan untuk mentimpan dokumen dalam jangka panjang.
Kertas yang baik sebagai bahan perekam informasi adalah kertas yang bersifat
bebas asam, sehingga dapat digunakan dalam jangka panjang.
Format rekod bisnis
terbagi atas kertas dan non-kertas .Kertas dapat berupa lepas atau terjilid, dan
kertas juga mempunyai sifat fisika dan kimia,Karena kertas dibuat dengan
menggunakan mesin dan bantuan beberapa bahan kimia.Hal inilah yang menyebabkan
kondisi kertas mudah rusak apabila tidak ditangani atau disimpan dengan pengaturan
kondisi lingkungan penyimpanan.
4.2. Saran
Untuk dapat melakukan
penanganan format-format arsip yang berbeda, maka terlebih dahulu harus
mengenali karakteristiknya
Karena sifat arsip non –
kertas yang lebih peka karena adanya beberapa factor yang menyebabkan kerusakan
dan kemusnahan pada format arsip non-kertas, maka pemeliharaan arsip perlu
dilaksanakan secara intens dan cermat.
DAFTAR PUSTAKA
Ulfspare. Anna Chirtina.
(1988). The Management of Business
Records. ICA Oxford series Vol. 8. Munchen: K. G. Saur
Turton, allison (ed).
(1991). Managing Bussines Archives.
p. 185 – 215 Oxford: Burterwoth Heinmann
Turton, allison (ed).
(1991). Managing Bussines Archives.
p. 239 - 265Oxford: Burterwoth Heinmann
